Suunnitteluvaiheen valmistelu
Hankesuunnittelu on tehty ja päättävä yhtiökokous on pidetty.
Yhtiökokouksessa on tehty päätös suunniteltavan korjaushankkeen laajuudesta ja laatutasosta sekä suunnitteluvaiheen rahoituksen järjestelyistä rakentamispäätökseen saakka. Yleisimmin toimitaan juuri näin eli hankesuunnittelua edeltävässä rahoituspäätöksessä ei vielä ole tarpeen yrittää ennakoida suunnitteluvaiheeseen tarvittavaa rahoitusta. Hankkeen laajuus on vielä tuolloin useimmiten selvittämättä ja ei ole kovin tarkoituksen mukaista tehdä perusteettomia varaumia tulevaan. Kukaan ei toki kiellä, etteikö näinkin voisi toimia, mutta useimmiten rahoitusta ja päätöksentekoa yhtiöissä näin rytmitetään.
Nyt siis hankkeella on yhtiökokouspäätöksen myötä kuitenkin hahmo ja hankesuunnitelmaan kirjattu laajuus. Nämä ovat keskeisiä lähtötietoja sekä itse suunnitteluun että sitä edeltävään kilpailutukseen. Näiden lisäksi käytiin jo hankesuunnittelua valmistelevana vaiheena läpi, että kiinteistön lähtötietojen tulisi olla kattavat ja ajantasaiset. Jos ne eivät vielä hankkeen valmisteluun lähdettäessä sitä olleetkaan, niin nyt olisi korkea aika koota paperit kasaan. Nyt niitä sitten viimeistään tarvitaan. Keskimäärin on mukavampi laatia paikkansapitäviä suunnitelmia, kun tuntee saneerattavan kohteen ominaisuudet tosi asioihin perustuviin kartoituksiin nojaten. Eri kymmenlukuisilla kiinteistöillä on kullekin ajalle tyypilliset rakenteet ja ne ovatkin hyvänä lähtökohtana, jotka ammattitaitoisen suunnittelijan tulee tuntea. Kunkin kiinteistön elinkaari, käyttö ja huoltohistoria ovat kuitenkin asioita, jotka tekevät taloista persoonallisia.
Suunnittelun hankkiminen
Suunnittelua voidaan hankkia monella tapaa ja monin eri sopimussuhtein. Kaksi tavanomaisinta keinoa taitavat kuitenkin olla suunnittelun kilpailuttaminen tai neuvottelu hankesuunnitelman laatineen suunnittelukonsultin kanssa.
Hankesuunnittelijalla voi olla myös optio varsinaiseen toteutussuunnitteluun, jonka sisältö on kuitenkin ennen sopimuksen solmimista tai option vapauttamista hyvä tarkistaa. Ollaan yhdessä sitä mieltä, että tätä olemme lähdössä suunnittelemaan.
Käydään tässä kilpailuttamisen peruskuvio läpi, joka samalla perustelee ja taustoittaa kaikki muutkin kuviteltavissa olevat suunnittelun hankintatavat.
Päätavoitteena suunnittelun valmisteluvaiheessa on löytää hankkeelle hyvät ja kokonaistaloudellisesti edulliset suunnittelijat. Halpuus ja hyvyys eivät välttämättä ole synonyymejä keskenään, mutta ei tätäkään arvaa kiveen kirjoittaa. Sekin on tarpeesta ja tavoitteista kiinni.
Lähtökohtana on siis tilaajan hankesuunnitelmaan kirjattu tahtotila suunniteltavan korjaushankkeen sisällöstä. Tätä täydentävät suunnittelijan lähtötiedoiksi hankitut kartoitusraportit sekä sähköiseen muotoon saatetut ajantasakuvat. Lisäksi käytössä tulee olla vanhat alkuperäissuunnitelmat sekä korjaushistoria mahdollisimman kattavasti. Nämä dokumentit ovat ns. teknisiä asiakirjoja. Suunnittelutarjouspyynnön kaupalliset ehdot määritellään tarjouspyynnössä tai hankkeen suunnitteluohjelmassa. Suunnittelijan tehtäväsisältö yksilöityy parhaiten edellä mainittujen teknisten asiakirjojen lisäksi eri suunnittelualojen tehtäväluetteloiden kautta.
Tehtäväluetteloiden käytöstä ja soveltuvuudesta näyttää olevan kahta koulukuntaa. Toiset käyttävät niitä ja toiset pyrkivät kirjaamaan samaa sisältöä omin sanoin ”kansanomaisempaan” kirjoitusasuun. Itse lukeudun siihen oppituoliin, joka käyttää tehtäväluetteloita. Perustelen sitä sillä, että yleiset sopimusmallit on tarkoitettu käytettäväksi yhdessä yleisten tehtäväluetteloiden sekä konsulttisopimusehtojen KSE 2013 kanssa. Myönnetään, että nämä tehtäväluetteloliitteet ovat aavistuksen kimurantteja lukea ja sopimuksista tulee helposti kokonaisuuksia, jossa viitataan useimmissa kohdin eri liitteisiin. Viittaus on kuitenkin yhtä pätevä kuin itse kirjaus sopimuksessa. Yleisten tehtäväluetteloiden käyttö on siksikin suositeltavaa, että omin sanoin kirjaten voi helposti jäädä joku oleellinen tehtävän vaihe kirjaamatta tarkoituksellisesti tai tahattomasti. Koska taloyhtiön väki edustaa tilaaja eikä tarjoustekstien kirjoittajaa voisi tätä asiaa ajatella niinkin päin, että Te tilaajana suorastaan haluatte nähdä yksilöidyn tehtäväsisällön perustuvan tehtäväluetteloiden määrittelyihin. Olette voineet niihin etukäteen tutustua ja yhdessä projektinjohtajan kanssa määritelleen tehtäväsisällön. Näin tarjouksistakin saa keskenään vertailukelpoisia, kun sisällön määrittää tarkasti. Edelleen täytyy käytännön huomiona tuoda esiin, että jotkin tarjoajat jopa vieroksuvat tehtäväluetteloita ja pyynnöstä huolimatta kirjaavat sisällön omin sanoin. Aina voi antaa vaihtoehtotarjouksen, mutta korrektia olisi laitta myös se pyydetyn sisältöinen breivi postiin.
No, mutta yhtä kaikki tärkeintä on, että pyydetyt tarjoukset ovat keskenään vertailukelpoisia ja yksikäsitteisiä. Näin tilaaja voi yhdessä projektinjohdon kanssa arvioida saatujen tarjousten sisällön ja suorittaa vertailun.
Suunnittelutarjouspyynnön kaupallisesta sisällöstä ja arvioinnista
Konsulttisopimusehtoja jo sivuttiinkin. Siellä määritellään tasapuolisesti sopijapuolten oikeudet, vastuut ja velvoitteet toisiinsa nähden. En näe erityistä syytä niistä poiketa. Joitain yksityiskohtia voi tietysti halutessaan viilata vaikkapa ehdoista ja menettelyistä hankkeen mahdollisesti keskeytyessä. Niistä löytyy kuitenkin asuntoyhtiön hankkeen eri tilanteisiin täysin riittävä vastaavuus tilaajan edunvalvonnan nimissä.
Tärkeää on, että nämä kaikki edellä esitetyt tarjouspyyntömateriaalin asiakirjat käydään tilaajan edustajien kanssa siinä määrin läpi yhdessä projektinjohtajan kanssa, että ymmärrämme kaikki mitä olemme suunnittelijoilta tarjouksen muodossa pyytämässä. Yksinkertaisimmillaan on valitettavasti joutunut joskus toteamaan, että kevyimmillään suunnittelua pyydetään suurin piirtein kohteen osoitetiedoilla ja otsikossa remontin aihe mainiten. Ehkä tällöin haetaankin suunnitteluinnovaatioita, jossa suunnittelijan odotetaan keksivän tilaajan tarpeet. Ei sentään. Osaavat ja vastuunsa kantavat taloyhtiöiden ihmiset tietävät kyllä yhdessä isännöitsijän ja projektinjohtajan kanssa tosiaan hankkeiden kulun ja keskeiset pelisäännöt.
Tarjouspyynnössä tulee mainita hankkeelle kaavailtu yleisaikataulu. Tarjoajalle on hyvä antaa liikkumavaraa tarjota myös heille sopiva aikataulu, että tarjoushalukkuus ei kaadu juuri sillä hetkellä kiinni olevien resurssien puutteeseen. Hyviksi tiedetyillä asuntoyhtiöiden saneeraushankkeiden suunnittelijoilla on useimmiten hyvä tilauskanta ja tämä sekä tarjouspyynnön ajankohta on hyvä tunnistaa kun kyselyä ollaan laatimassa. Juuri lomakautta vasten ja kovalla kiireellä voi olla melkoisen hiljaista, ellei ilmaise huomattavaa maksuhalukkuutta jo heti pyynnön ensi riveillä.
Tarjous voidaan pyytää määrämuotoisella lomakkeella tai jättää tarjouskirjeen laadinta tarjoajan tehtäväksi. Tarjouslomaketta käyttäen tarjoaja tietää täyttää kaikki ne tiedot joita tilaaja haluaa vertailla.
Tilaajavastuun täyttämiseksi tulee toimittaa lain edellyttämät ajantasaiset todistukset. Lisäksi on ilmoitettava veloitusperusteet ja mahdolliset ehdot. Suunnittelutarjouskilpailuakin säätelee tarjoussalaisuus ja korrektit menettelyt tarjoajaa kohtaan. On kohtuutonta teettää jollain tarjoajalla töitä vain markkinatutkimus mielessä hinnan selvittääkseen. Tällöin täytyy olla kykyä neuvotella asia selväksi. Reilua on, että valintaperusteet ilmoitetaan ja niiden mukaan toimitaan vaikka tätä hankintaa eivät esimerkiksi hankintalain pelisäännöt sidokaan. Sopivan pyöreä ilmaisu on tietenkin yleisesti käytetty ”kokonaistaloudellinen edullisuus”, joka jättää harkintavaltaa tilaajalle.
Hankintakriteereitä voivat olla myös laatutekijät. Näitä näkee asuntohankkeissa aika vähän vielä käytettävän. Kriteerit ja niiden arviointi olisi hyvä kertoa jo tarjouspyynnössä sekä hinnan suhde laatuun. Arvioitavia seikkoja voivat olla esimerkiksi toimituskyky, resurssit, referenssit, vastuuhenkilöiden kokemus, pääsuunnittelijan kokemus, laatujärjestelmä ja käytettävät atk-ohjelmat (vaatimukset esim. 3D havainnekuville tai mallintamiselle). Laadun arviointi tulee suorittaa kaikissa tapauksissa objektiivisesti ensin laatu sitten hinta. Nämä pisteytetään ja paras voittaa. Perinteisesti kuitenkin katsellaan kokonais- ja tuntiveloitushinnat ja niiden mukaan sitten päätetään.
Tosin, ettei tämäkään menisi liian yksioikoisesti useimmat tilaajat haluavat vielä haastatella valittavat suunnittelijat. Suunnittelun konsultointi on vastuullinen luottamustehtävä ja on aivan oikein, että tilaajat ottavat selkoa kenen kanssa töihin ollaan ryhtymässä. Näissä haastattelutilanteissa selviää myös suunnittelijoiden kyky esiintyä. Kaikilla insinööreillä tai arkkitehdeillä ei sitä ole vaikka olisivat muutoin erinomaisia suunnittelijoita. Koska hallitus joutuu tulevissa info- ja päätöksenteko-tilaisuuksissa myös tämän asian kanssa tekemisiin painaa se valinnoissa usein aika paljon.
Mistä tunnistaa hyvän suunnittelijan?
Suunnittelukilpailuun on hyvä valita yrityksiä, jotka ovat tunnettuja ja heillä on onnistuneista asuntokorjaushankkeista useita referenssejä. Joskus yksittäinen suunnittelijakin voi olla ratkaiseva tekijä, mutta useimmiten yritykset ovat erikoistuneet nimenomaan myös asuntoyhtiöiden korjaushankkeiden suunnitteluun. Referenssejä katsellessa on hyvä verrata niitä oman kohteen ominaisuuksiin. Jos vastaavuutta löytyy, ollaan hyvällä alulla. Soitto referenssikohteen isännöitsijälle tai hallituskollegalle voi vielä vahvistaa käsityksen.
Suunnittelua voi kysyä kokonaissuunnittelutoimeksiantona tai eri suunnittelualat erikseen kilpailuttaen. Molemmin tavoin voi löytää hyvän ryhmän. Toisella on valmiiksi synergiaa ja toiselle se henki luodaan. Molemmissa tarvitaan asiansa osaava pääsuunnittelija, joka osaltaan koordinoi suunnitteluryhmän toimintaa tilaajan tavoitteiden mukaisen suunnittelun toteuttamiseksi. Vastaavilta suunnittelijoilta on myös edellytettävä kohteeseen riittävä pätevyys. Erityisesti museaaliset vanhat rakennukset ovat tarkkoja paikkoja.
Kohti suunnittelusopimusta
Tarjousten vertailu alkaa kuorien avaamisella ja annettujen tarjoustekijöiden vertailulla. Samalla tarkistetaan, että annetut tarjoukset vastaavat pyydettyä sisältöä. Jos tarvetta on, voidaan pyytää myös lisäselvityksiä. Haluttaessa voidaan ehdokkaat haastatella.
Näiden tehtävien myötä valittu suunnitteluryhmä on olemassa ja voidaan valmistella suunnittelusopimukset. Osapuolet kommentoivat sopimussisällöt ja ne allekirjoitetaan yhteisesti. Sopimusvalmisteluun liittyen jo usein sovitaan kuinka tehtävä aloitetaan ja koska suunnittelun aloituskokouksen merkeissä ensimmäisen kerran työn ääressä tavataan.
Suunnittelun valmisteluvaiheessa on onnistuttu, jos kaikilla osapuolilla on selvä käsitys mitä hankittiin ja mitä saatiin sekä mihin ollaan menossa. Voi tuntua itsestäänselvyyksiltäkin, mutta tämän varmistamiseksi tehtiin kuitenkin jonkinmoinen työpanos. Vähempikin saattoi riittää, mutta asioista on hyvä aina varmistua.
Esitin tämän tarkoituksella opastuksen tyyliin niin, että ohjeita noudattaen voisi suoritta vaikka itse onnistuneen suunnittelija valinnan. Perimmäinen tarkoitus oli kuitenkin syventää sitä tehtävää, jonka isännöitsijä tai projektinjohtaja / rakennuttajakonsultti Teille suorittaa. Valmisteluvaiheen tehtävät edellä kuvatulla huolellisuudella tehtynä eivät kuitenkaan ole työpanoksena mietittynä kuin 40 – 60 tuntia. Mielestäni se panos kannattaa ruletissa pyöräyttää, koska hankkeen onnistumisen kannalta erittäin keskeisestä vaiheesta on taas kysymys.
Pääsiäistä kohden, ystävällisin terveisin
Juuso Hämäläinen